SOP SEBAGAI KELENGKAPAN GPFG (1)

PROSEDUR STANDAR OPERATIONAL (PSO)

atau

STANDARD OPERATION PROCEDURES (SOP)

SEBAGAI KELENGKAPAN PEDOMAN TATA KELOLA YANG BAIK DANA PENSIUN

(Bagian Pertama)

Suharsono

Anggota Dewan Penasehat Asosiasi Dana Pensiun Indonesia

 

1. Pedoman Kebijakan dan Pedoman Operasional Tata Kelola

Seperti telah dikemukakan didalam tulisan di Info ADPI beberapa edisi sebelumnya, Pedoman Penerapan Tata Kelola Dana Pensiun sebagaimana yang dimaksud dalam Surat Keputusan Ketua Bapepam-LK No. KEP-136/BL/2006 tanggal 21 Desember 2006 tentang Pedoman Tata Kelola Dana Pensiun menetapkan keharusan bagi Dana Pensiun untuk menyusun serta menetapkan Pedoman-pedoman Tata Kelola, yang harus dijadikan acuan dalam penerapan Tata Kelola Yang Baik atau Good Governance.

Ada sedikitnya 16 (enambelas) Pedoman yang diperlukan guna pelaksanaan Tata Kelola Yang Baik oleh Dana Pensiun secara konsisten dan berkesinambungan.

Pedoman-pedoman Tata Kelola yang harus disusun dan ditetapkan dalam rangka penerapan Tata Kelola Yang Baik atau Good Governance tersebut harus dibuat baik untuk tataran Kebijakan (Pedoman Kebijakan), maupun untuk tataran Operasional (Pedoman Operasional).

Dalam penyelenggaraan Tata Kelola, Pedoman Kebijakan merupakan pedoman yang bersifat taktis dan strategis, yang memuat dan menyatakan garis besar atau kerangka dan ide dasar, tentang bagaimana Pengurus Dana Pensiun mengatur dan menyelenggarakan pengelolaan Dana Pensiun dalam rangka pemenuhan kepentingan semua stakeholder, sesuai dengan tujuan pendiriannya.

Sedangkan Pedoman Operasional merupakan pedoman yang bersifat teknis operasional, untuk digunakan sebagai panduan atau acuan yang harus diikuti dan dijalankan dalam pelaksanaan setiap pekerjaan dan/atau kegiatan operasional, sesuai dan berdasarkan Pedoman Kebijakan yang telah digariskan.

Dengan demikian, Pedoman Kebijakan dan Pedoman Operasional merupakan dua dokumen Tata Kelola yang memiliki hubungan timbal balik dan kesinambungan diantara keduanya.

Kebijakan dan strategi Tata Kelola yang ditetapkan dalam Pedoman Kebijakan tidak akan dapat diterapkan dan direalisir secara baik dan berhasil, atau akan tetap menjadi strategi yang tidak ada artinya, apabila tidak disertai dengan pelaksanaan yang dijalankan berdasarkan Pedoman Operasional yang baku.

Sebaliknya, pelaksanaan pekerjaan atau kegiatan operasional hanya dapat dijalankan dengan baik, aman, dan berhasil guna, serta sesuai dengan kebijakan dan strategi yang telah ditetapkan, apabila pelaksanaanya didasarkan serta menggunakan Pedoman berupa Prosedur Standar Operasional yang baku, yang disusun dan ditetapkan berdasarkan ide atau kebijakan dasar serta strategi yang digariskan didalam Pedoman Kebijakan.

Secara umum, Dana Pensiun yang selama ini telah berdiri dan menjalankan kegiatannya, pada dasarnya telah memiliki Pedoman Tata Kelola seperti yang dimaksud diatas, baik Pedoman Kebijakan, maupun Pedoman Operasional.

Namun demikian, mungkin Pedoman Tata Kelola tersebut masih merupakan Pedoman atau acuan lisan, atau ditetapkan dalam bentuk-bentuk tertentu secara singkat, berupa catatan, perintah, memo, nota dinas, atau buletin, dan sebagainya.

Bentuk-bentuk seperti itu tentunya bukan merupakan bentuk standar yang baku, dan tidak memiliki dasar penggunaan yang kuat, baik secara internal administratif, maupun legal yuridis.

Sehubungan dengan itu, dalam rangka penerapan Tata Kelola Yang Baik atau Good Governance, sebagaimana Pedoman Kebijakan yang harus disusun dan ditetapkan secara tertulis dan baku, Dana Pensiun juga harus memiliki dan menyusun serta menetapkan Pedoman Operasional secara lengkap dan memenuhi standar umum yang baku, sesuai dengan kebutuhan masing-masing, dalam bentuk Prosedur Standar Operasional (PSO), atau yang lebih sering disebut sebagai Standard Operation Procedures (SOP).

Secara singkat Prosedur Standar Operasional dapat diartikan sebagai :

Rangkaian instruksi atau perintah berupa langkah-langkah yang harus dijalankan dan dilaksanakan oleh seseorang atau sebuah kelompok kerja, untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu secara benar, aman, tepat waktu, sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang ada, berdasarkan kebijakan yang telah ditetapkan, sehingga dapat dicapai hasil yang diharapkan.

2. Kegunaan Prosedur Standar Operasional

Sebagai dokumen kelengkapan penyelenggaraan Tata Kelola Dana Pensiun, Prosedur Standar Operasional pada hakekatnya bukan hanya merupakan sekedar pegangan atau pedoman untuk pelaksanaan pekerjaan tertentu, akan tetapi memiliki berbagai kegunaan yang sangat penting bagi keberhasilan pengelolaan Dana Pensiun secara keseluruhan.

Prosedur Standar Operasional yang harus disusun dan ditetapkan sebagai Pedoman Tata Kelola Dana Pensiun memiliki paling tidak 10 (sepuluh) kegunaan dan manfaat bagi manajemen Dana Pensiun, sebagai berikut :

1) Sebagai informasi resmi bagi pelaksanaan kegiatan secara benar dan tepat.

Sebagai bagian dari dokumen Pedoman Tata Kelola, Prosedur Standar Operasional memiliki fungsi dan sangat berguna sebagai salah satu informasi resmi yang dibuat oleh Manajemen (Pengurus) tentang tatacara penylenggaraan Tata Kelola Dana Pensiun yang dijalankan oleh Pengurus dan seluruh jajaran Dana Pensiun, sehingga dapat diketahui dan dipahami dengan baik dan jelas oleh Mitra Kerja dan berbagai pihak lainnya yang berkepentingan.

Disamping itu, Prosedur Standar Operasional juga berguna sebagai informasi tentang tatacara yang ditempuh oleh jajaran Dana Pensiun dalam upaya pemenuhan kepentingan stakeholder, sekaligus sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban kepada Pendiri/ Pemberi Kerja dan Peserta.

2) Menjamin adanya konsistensi pelaksanaan kegiatan dan jaminan standar kualitas hasil kerja atau pelayanan.

Dengan ditetapkannya Prosedur Standar Operasional yang baku, tiap-tiap jenis dan macam pekerjaan dan kegiatan akan dilaksanakan dan diselesaikan dengan cara dan proses yang sama, dalam batasan waktu yang sama, serta menggunakan sarana serta alat bantu yang sama, walaupun mungkin dilakukan oleh orang yang berbeda, atau oleh orang yang sama tetapi dalam waktu serta tempat/ruang yang berbeda.

Dengan demikian, hasil pelaksanaan kegiatan, kondisi (persyaratan) hubungan kerja, atau pelayanan yang diberikan kepada atau diperjanjikan dengan semua pihak yang berkepentingan dengan kegiatan atau pekerjaan serta unit kerja tertentu Dana Pensiun akan dapat terjaga keseragamannya, serta terpelihara kualitasmya

3) Memastikan bahwa proses kegiatan tidak tertunda dan diselesaikan sesuai jadwal.

Penetapan Prosedur Standar Operasional yang baku dan diterapkan dengan konsisten akan memberikan kepastian, bahwa pelaksanaan kegiatan operasionil akan selalu berlangsung dengan urutan atau tahapan proses yang teratur serta sesuai jadwal, tidak terputus dan tertunda, atau harus diulang-ulang.

4) Menghindari terjadinya kesalahan pelaksanaan kegiatan yang tidak diharapkan

Setiap orang atau sebuah kelompok kerja yang melaksanakan kegiatan operasional berdasarkan Prosedur Standar Operasional yang jelas dan rinci, akan mengetahui dengan tepat apa, bagaimana, mengapa. serta kapan pekerjaan atau tugas tertentu harus dikerjakan.

Disamping itu, penggunaan panduan dan acuan dalam bentuk Prosedur Standar Operasional akan mebantu terhindarnya kemungkinan seseorang atau kelompok kerja menjadi “lupa” atau kehilangan orientasi (disoriented) ditengah-tengah pelaksanaan tahap penyelesaian pekerjaan.

Dengan demikian akan terhindar dari kemungkinan terjadinya kesalahan.

5) Adanya kepastian, bahwa kebijakan dan prosedur yang ditetapkan dipenuhi/ dilaksanakan.

Prosedur Standar Operasional tidak hanya disusun dan ditetapkan atas dasar Pedoman Kebijakan dan/atau Strategi kerja tertentu, yang telah ditetapkan sebelumnya, tetapi justeru disusun dan dibuat dalam rangka penerapan Kebijakan dan Strategi tersebut.

Dengan penetapan dan penerapan Prosedur Standar Operasional secara konsisten oleh seluruh jajaran Dana Pensiun, Pengurus atau Manajemen Dana Pensiun akan selalu mendapatkan keyakinan, bahwa penyelenggaraan kegiatan operasional pada semua bidang dan Unit Kerja Dana Pensiun selalu dilaksanakan sesuai dan tidak menyimpang dari kebijakan serta strategi yang telah disusun oleh Pengurus, dan ditetapkan oleh Pendiri.

6) Sebagai bahan pelatihan dan bahan pengajaran tentang pelaksanaan operasionil kegiatan

Untuk para pekerja pelaksana kegiatan operasional yang baru (penerimaan pegawai baru maupun yang dipindahkan dari bidang/kegiatan lain), Prosedur Standar Operasional merupakan bahan pelatihan dan bahan pengajaran yang utama.

Kelebihan dari dokumen Prosedur Standar Operasional sebagai bahan pelatihan dan bahan pengajaran adalah, bahwa dokumen tersebut dapat digunakan dan dipelajari sebagai bahan pembelajaran teori, maupun sebagai bahan pembelajaran pada saat praktek.

7) Sebagai bahan acuan bagi pengamatan atas ketepatan penerapan prosedur kerja

Tepat atau tidaknya jalannya proses dan pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan harus selalu dikaji dan diamati setiap saat, mengingat perubahan dan perkembangan yang selalu terjadi dan berpengaruh pada penyelenggaraan tata kelola dan pelaksanaan kegiatan.

Untuk itu, sebuah dokumen yang menggambarkan dengan jelas langkah dan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan, dalam bentuk Prosedur Standar Operasional, sangat penting artinya.

8) Sebagai bahan pembanding dan acuan bagi pelaksanaan audit dan pengawasan

Pelaksanaan audit dan pengawasan selalu memerlukan bahan pembanding dan acuan, untuk dapat melakukan upaya-upaya dan tindakan dasar dalam aktifitas audit dan pengawasan, yang berupa pencegahan (prevention), penginderaan (detection), dan perbaikan (correction) atas kemungkinan terjadinya penyimpangan atau kesalahan.

Bersama dengan Pedoman Kebijakan, Prosedur Standar Operasional merupakan dokumen yang baku dan utama sebagai bahan pembanding atau acuan dalam penyelenggaraan audit dan pengawasan.

9) Sebagai dokumen baku tentang prosedur kerja, guna memudahkan revisi dan perbaikan

Dalam hal tertentu, misalnya karena adanya perkembangan peralatan komputer atau sistim komunikasi, prosedur kerja mungkin harus mengalami perubahan atau revisi. Tanpa adanya dokumen Prosedur Standar Operasional tertulis yang baku, perubahan atau revisi tersebut akan sulit dilakukan.

10) Sebagai acuan bagi pelaksanaan penelitian atas terjadinya penyimpangan

Dalam hal terjadi kecurangan atau pelanggaran dan penyimpangan pada pelaksanaan kegiatan operasional, pertimbangan dan penetapan tentang ada atau tidaknya penyimpangan, serta apa, bagaimana bentuk dari penyimpangan yang terjadi, tidak akan dapat dilakukan tanpa adanya tolok ukur baku yang terdapat dalam Prosedur Standar Operasional.

3. Beberapa hal yang penting dalam penyusunan Pedoman Standar Operasional

Dari berbagai uraian diatas, dapat dipahami, bahwa sebagai salah satu dokumen Pedoman Tata Kelola Dana Pensiun, Prosedur Standar Operasional memiliki arti yang sangat penting dan menentukan bagi kelangsungan dan keberhasilan pengelolaan Dana Pensiun.

Penetapan dan penerapan Prosedur Standar Operasional tidak hanya berkaitan dengan keberhasilan pelaksanaan atau penerapan semua kebijakan dan strategi pengelolaan Dana Pensiun dalam mencapai tujuan, akan tetapi juga berkaitan dengan kelancaran pelaksanaan kegiatan manajeman secara umum, dalam arti pemanfaatan semua sumber daya organisasi Dana Pensiun, yang terdiri dari sumber daya manusia, sumber daya finansial, peralatan, sistim informasi teknologi, dan sebagainya.

Keharmonisan dan keseimbangan hubungan dan penggunaan/pemanfaatan semua sumber daya organisasi tersebut akan sangat ditentukan oleh penerapan Prosedur Standar Operasional yang baku dan disusun serta ditetapkan sesuai dengan kebutuhan serta keberadaan dan kemampuan Dana Pensiun secara umum.

Sehubungan dengan itu, untuk mendapatkan hasil guna dan pemanfaatan yang optimal, penyusunan Prosedur Standar Operasional harus dilakukan dengan sebaik-baiknya, dengan memperhatikan berbagai aspek, antara lain sebagai berikut :

1) Didahului dengan gambaran dan penjelasan singkat tetapi lengkap dan jelas tentang keseluruhan kerangka jenis kegiatan tetentu yang menjadi obyek.

Sebagai sebuah panduan atau pedoman guna melaksanakan pekerjaan, Prosedur Standar Operasional harus dengan jelas memberikan gambaran tentang jenis dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan dengan menggunakan Prosedur (Pedoman) tersebut, termasuk tujuan/sasaran yang dikehendaki, serta rangkaian dan hubungannya dengan pekerjaan lain atau proses kegiatan yang lebih luas.

Dengan demikian, siapapun yang akan mengerjakan pekerjaan dan menggunakan Prosedur Standar Operasional tersebut, tidak hanya akan dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik sesuai Pedoman, tetapi juga memahami, mengapa, kapan, dan untuk kepentingan apa/siapa pekerjaan tersebut harus dilaksanakan.

2) Pembuatan PSO harus lengkap, mencakup seluruh jenis/macam langkah/kegiatan dan tahapan yang diperlukan dalam penyelesaian proses penyelesaian pekerjaan

Prosedur Standar Operasional merupakan dokumen yang disusun dan dibuat dengan maksud untuk digunakan sebagai pedoman atau pegangan dalam penyelesaian pekerjaan tertentu.

Dengan demikian, Prosedur Standar Operasional harus dibuat secara lengkap, dalam arti mencakup seluruh tahapan dan langkah yang diperlukan, dari sejak tahap persiapan pendahuluan, tahap pelaksanaan, maupun tahap akhir pekerjaan.

Disamping itu, juga mencakup semua jenis dan macam kegiatan/langkah apa saja yang diperlukan dan harus dijalankan, antara lain berupa pencatatan, penulisan, perhitungan, pendokumentasian, pelaporan, penyimpanan, dan sebagainya.

3) Apabila tahapan penyelesaian sebuah kegiatan terlalu panjang, PSO harus dibagi menjadi dua atau lebih bagian (breakdown)

Kemampuan seseorang (pengguna Prosedur Standar Operasional) untuk mengingat dan atau menguasai rangkaian tahapan pekerjaan adalah terbatas. Secara umum rata-rata setiap orang mampu mengingat dan menguasai rangkaian pekerjaan maksimum antara 8 sampai 12 tahapan

Oleh karena itu, Prosedur Standar Operasional yang pada dasarnya harus dibuat secara lengkap dan mencakup seluruh tahap pekerjaan, dalam hal tertentu harus dibuat secara berseri (bersambung), dan dibagi menjadi beberapa bagian.

Dalam hal seperti itu, rangkaian dan hubungan antara masing-masing sub atau bagian pekerjaan tersebut harus tetap nampak dengan jelas, sehingga setiap saat selalu disadari, bahwa semua bagian pekerjaan itu merupakan sebuah kesatuan.

4) Harus memperhatikan Budaya Kerja dan kebiasaan dari lingkungan pengguna Sebuah Prosedur Standar Operasional selalu bersifat khusus dan individual, dalam arti bahwa Prosedur Standar Operasional tersebut dibuat secara khusus untuk lembaga atau organisasi tertentu, untuk bidang kegiatan tertentu, serta untuk Unit Kerja tertentu.

Dengan demikian, seyogyanya Prosedur Standar Operasional disusun dan dibuat dalam bentuk, format, cara penulisan, dan sebagainya yang sesuai dengan tatacara, sistim, dan “gaya” yang digunakan dan diterapkan oleh lembaga/organisasi, bidang kegiatan, atau Unit Kerja tersebut.

Disamping itu, untuk dapat diterapkan dan digunakan dengan lebih mudah dan lebih baik, sebuah Prosedur Standar Operasional harus disusun dan dibuat dengan memperhatikan budaya kerja dan/atau kebiasaan yang berlaku dilingkungan penggunanya.

5) Tingkat usia, pengalaman, tingkat pendidikan, dan penguasaan teknis dari pengguna PSO

Secara umum, Prosedur Standar Operasional harus disusun dan dibuat sesuai dengan tingkat kemampuan dan kompetensi teknis yang dimiliki oleh para penggunanya, yang

antara lain ditentukan oleh factor usia, latar belakang pendidikan, pengalaman, dan sebagainya.

Kecenderungan umum yang sering terjadi untuk membuat Pedoman yang sesingkat mungkin, dengan penggunaan berbagai lambang, kode, atau singkatan/akronim harus sejauh mungkin dihindari, walaupun juga tetap harus memperhatikan agar Pedoman tidak dibuat terlalu detail dan berkepanjangan.

6) Penyesuaian dengan ketersediaan dan kelengkapan serta kesiapan sarana dan prasarana kerja yang diperlukan.

Pelaksanaan pekerjaan selalu harus dilakukan dengan melibatkan sarana dan prasarana serta peralatan serta system yang dimiliki, yang harus dapat dimanfaatkan dengan optimal.

Oleh karena itu, penyusunan dan penatapan Prosedur Standar Operasional selalu harus dilakukan dengan memperhatikan ketersediaan, kelengkapan, dan kesiapan dari semua system, sarana, dan prasarana yang ada dan digunakan.

Bersambung...

 

 

 

Bagaimana Web ADPI?

Bagaimana Web ADPI?
 


Copyright 2010-2015 by Asosiasi Dana Pensiun Indonesia